社会人の常識～ビジネスマナーのある手紙の書き方

ビジネスマナーがわかっている手紙の書き方の常識と基本知識

ビジネスにおいては、常にビジネスマナーを意識して、また身につけて行動したいものである。ビジネスの上で手紙を書く場合、まず、相手が誰であっても、簡潔にわかりやすい、相手に伝わりやすい文章を書くことを心がけることである。用件が多数であったり、内容が複雑であるほど、相手の立場に立って、一度で理解できるくらいの整理の仕方も必要である。内容が一目でわかるタイトルをつけたり、事項を箇条書きにしたりする工夫も必要である。数字が絡む内容、金額であったり、データ上の数、量であったり、といった場合は、きちんと正確に調べ、確認しなければならない。調べたデータが最新のものなのかという時点でも異なってくる。また、言葉を省略したり、言い回しにまとまりがない、言葉使いがちぐはぐなど、文章の内容とともに文章の並べ方、使い方はチェックしなければならないが、書いている最中は気付かないことも多い。必ず、完成させてから数回読み返し、確認すること。自分以外の第三者に冷静な目で確認してもらうのも間違い防止になる。特に社外文書であったら、会社の信用を傷つける恐れがあることを認識したうえで細心の注意が必要である。

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ビジネスマナーを使った手紙の書き方のタブーと注意点

ビジネスマナーの場において手紙を書く際のタブー、まさしく公式の手紙においては、大事な用語の位置を確認しよう。例えば、目上の人の名前が末尾（縦書きの場合）に来ていたり、変な位置で切れていて、末尾と次の文章に分かれていたりすると失礼にあたる。また、固有名詞、たとえば、地名であったり、数字や名前なども、変な位置で切れていると変な感じだ。文字を書き間違えた時に修正液などで修正していると失礼で真意を疑う。たとえ一文字でも書きなおすくらいの誠意が必要である。文の頭に来る言葉（頭語）と文章の終わりに来る言葉（結語）は、ＴＰＯに合わせた使い分けをすることが望ましいし、頭語と結語には組み合わせがあるのだから、対応させなければならない。そして、手紙の中だけならずとも、ビジネスマナーで必ず使い分けなければいけないのは、自分サイドと相手サイドを表す言葉である。なんでもかんでも「ご」や「お」をつければいいものではない。例えば、上司に対する言い方を取ってみると、自分サイドの「上司」と相手サイドの「ご上司」。「当社社長」に対して「貴社長」である。場所であれば、「当地・当方」に対して「御地・貴地」である。

一歩差がつくビジネスマナー～社内文書と社外文書の書き方～

～社内文書～数字の報告においては、あいまいな表現を用いるのではなく、具体的な数字を指し示すこと。他に説明資料が必要な場合は、別途資料としてまとめる必要がある。作成年月日や発信の日付を記入し、時系列でまとめる必要がある場合には、通し番号等を打っていくと資料が整理しやすい。文章のタイトルをつけたりして、わかりやすくすることと、あまりにも機械的な文章ではなく、わかりやすくまとめ、文の最後には「以上」などで、メリハリをつける。～社外文書～大まかには社内文書と変わらないが、相手は会社の外の人間。自分の名前だけではなく、会社名、担当部署、（必要に応じて）住所と問い合わせ電話番号を書き添えておく。そして、相手の名前を省略しないこと、会社には「御中」をつけ、担当者などには、名前の前に役職、名前の後には「様」をつけること。複数人あての場合は、「各位」でまとめる。

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社会人の常識～ビジネスマナーのある手紙の書き方

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